Skal I i gang med webinars? Så har jeg samlet en række råd til, hvordan I kommer godt i gang. Mange har det stadig lidt svært ved at afholde webinars og foretrækker fysiske events. Og der er da også noget, som webinars ikke kan – det er fx betydeligt sværere at netværke med nye mennesker, men ikke umuligt. Med forberedelse og planlægning kan webinaret blive en god oplevelse for både vært og gæster.

FØR WEBINARET: 

1. Hvorfor afholder I et webinar i stedet for at mødes fysisk? Det kan være pga. rejse- og mødeforbud som følge af coronoa-virus, men det kan også være for at spare rejsetid, rejseudgifter og CO2, samt at det er mere bekvemt for deltagerne at sidde hjemme eller på kontoret, eller noget helt fjerde. Fremhæv styrken i det digitale møde, og gør det til en god oplevelse for alle. 

2. Forbered online-eventen godt, ligesom du ville med et fysisk event. Udsend agenda og beskrivelser af oplægget og oplægsholderne. Er der noget, deltagerne kan gøre inden eventet? Fx udfylde et spørgeskema med deres interesser, som oplægsholderen kan inddrage i sin præsentation. 

3. Hvilket digital platform skal I bruge? Mange kender Skype og Zoom, men overvej alternativer: whereby.com, meet.jit.si (tak til Pernille Tranberg for disse alternativer), pexip.com, bluejeans.com eller Adobe Connect, som har gode muligheder for at engagere brugerne undervejs. Vælg gerne en platform, som også fungerer godt på mobilen, efterhånden som flere vil foretrække at se webinaret der. Hvis I vil køre flere webinars, kan det godt betale sig at have en betalt platform med en god support. Alternativt kan I afholde det som en live-event på Facebook eller Instagram. 

4. Test lyd og internetforbindelse i god tid før afvikling. Undgå baggrundsstøj. Kør evt. en generalprøve, hvis det er første gang, I afprøver det. 

5. Gør det muligt for deltagerne at møde hinanden digitalt – fx ved at opfordre dem til at bruge et bestemt hashtag under/efter eventet, opret en Linkedin-gruppe for deltagerne etc. 

6. Overvej at have et begrænsede antal deltagere som til et fysisk event. Det har flere fordele. Dels skaber det en eksklusivitet og mangel, som gør det mere attraktivt for folk at være med. Samtidig er det mere overskueligt for både jer og deltagerne, hvis der er færre deltagere. Om max skal være 20, 50 eller 200, er helt op til jer og afhænger af den platformsløsning, I vælger. 

UNDER WEBINARET: 

7. Gør webinaret interaktivt – brug afstemninger, refleksionsrunder og spørgsmål via chat undervejs. Sørg for, at deltagerne på den anden side af skærmen bliver involveret.  Se flere tips til dette nedenfor.

8. Hold oplæggene korte. En times webinar med én taler er lang tid. Måske 20 minutter + spørgsmål er nok? I kan også dele det op i to, så dem der bare vil have en intro, kan nøjes med 30 minutter, og de dedikerede kan få 1 time. 

9. Til oplægsholderen på webinar: Jeg kan godt lide, at man kan se oplægsholderen og ikke bare slides. Smil, giv den gas, brænd i gennem, grin af dine egne jokes (tip fra Anne Skare), og skab en god stemning – også selvom der ikke er den samme fysiske respons. Læg op til dialog og kommentarer, eller lav en afsluttende spørgerunde via chatten. 

EFTER WEBINARET: 

10. Sørg for at samle op. Send slides og evt. ekstra materiale – videoer, artikler – til deltagerne. Evaluér – hvad virkede godt? Hvad kan I forbedre til næste gang? 

Og husk: Det er med webinars som med meget andet – øvelse gør mester. Også selvom alt ikke er perfekt første gang, I afprøver det.

I ovenstående tips tager jeg afsæt i webinaret. Mange af punkterne kan også bruges til at afholde et digitalt møde. Her skal man dog i højere grad have fokus på at facilitere en god dialog med deltagerne – ved at have en mødeleder og en klar dagsorden samt tidsplan for mødet. Man kan også tage en talerunde, så man sikrer sig, at alle kommer til orde.

Ekstra tip: Optag webinaret, så I kan dele det med de folk, der ikke kunne deltage live. (Tak til Lone E. Østergaard)

Hvordan får man interaktion undervejs?

Det kan være svært at få folk til at stille spørgsmål i webinar, da der er lidt mere distance, og man som deltager ikke føler samme behov for at stille spørgsmål som ved fysisk event. Her er nogle bud på, hvordan I kan få inddraget deltagerne undervejs:

• Send et spørgsmål til folk på forhånd som de kan svare på i chatten (fx hvad er jeres største udfordring med rekruttering?) 
• Gør spørgsmålen undervejs meget konkrete – fx hvor deltagerne skal svare med ja/nej eller vælge 1,2,3 som svarmuligheder. Blot for at få gang i interaktionen.
• Lav afstemninger undervejs, hvor du spørger til folks erfaringer eller viden om emnet, eller stiller nogle dilemmaer op, som folk skal forholde sig til.
• Brug sli.do eller Kahoot undervejs eller til sidst i webinar til at peppe webinaret lidt op, som vi kender det fra fysiske events. Husk at teste teknikken inden.

Eksempler på alternativer til fysisk event:

• Fridays for Future har måtte aflyse deres skolestrejker pga. corona-virus og afholder stedet virtuel klimastrejke d. 13. marts 2020.
• Paven livestreamer sin messe pga. corona-virus.
• Deloittes konference Digital Agenda bliver en 100% digital begivenhed i 2020.
• Dokumentarfilmfestivallen CPH:DOX bliver udelukkende digital i år.
• Den amerikanske valgkamp er også rykket online, da store events ikke kan afholdes. Joe Bidens første online-valgmøde på Zoom var en teknisk katastrofe, mens Bernie Sanders tester mange forskellige formater – bl.a. live-events på Twitch. Det er bare med at komme i gang 🤗

Den digitale konference

31. marts havde jeg fornøjelsen af at deltage i en online-event med Agenda Group, hvor fokus var på den digitale konference. Så altså ikke ‘bare’ et webinar, men større events, som foregår digitalt i stedet for fysisk. Du kan få adgang til hele seancen hos Agenda Group.

• Hav fokus på, hvad deltagerne skal have ud af det – læring, netværk, begge dele?
• Sørg for at evaluere – hvad synes deltagerne om det?
• Tag flere eller andre talere ind end I ville gøre ved fysisk konference. Hvorfor ikke have mange korte talere og så lade deltagerne shoppe mellem dem? Eller give deltagerne mulighed for dialog med et mega-hotshot indenfor jeres branche? Vedkommende skal afsætte 30 min til digital deltagelse – ikke flere dage med rejsetid.
• Tag noget af det bedste fra den fysiske konference – fx sublim viden og netværk – og prøv at overføre det. Men lad jer ikke begrænse af, at det skal ligne det, som folk kender. I ophæver geografien – så brug jeres fantasi.
• En af de gode ting ved nogle konferencer er fx en goodiebag. Kan I lave en digital goodiebag med rabatkoder og andre goodie, eller måske sende en pakke til deltagerne inden, med snacks og artefakter, de skal bruge undervejs i den digitale konference?
• Lav breakout-sessioner, diskussionsrum etc., så deltagerne bliver engageret.
• Gå all-in på ny teknologi og afhold eventen med virtual reality.

Photos by Austin Distel, The Climate Reality Project & Simon Abrams on Unsplash