Dræb email og like din kollega

Den næste bølge af sociale medier er ikke rettet mod kunderne, men mod medarbejderne. Glem kedelige intranet, som folk kun bruger for at se kantinemenuen eller registrere løn. Glem emails med en masse cc’er. Glem skarpe skel mellem intern og ekstern kommunikation.

Vi skal dele viden og anerkende hinanden kolleger og chefer imellem.

Så byd hjertelig velkommen til den sociale samarbejdsplatform – eller hvad vi nu skal kalde det (social software, enterprise 2.0 er beslægtede termer).

Der er ved at være mange spillere på banen, og jeg har her samlet nogle af de mest populære, og dem jeg har hørt om indtil videre. Nogle af dem kan varetage mindre opgaver, mens andre helt kan erstatte et eksisterende intranet. De har alle en gratis version med begrænset brugerantal og funktioner, så man kan teste dem af i mindre skala.

Jeg ser nærmere på tre danske spillere, tre af de store amerikanske samt nogle af de mindre samarbejdsværktøjer, som man kan tage i brug uden at skulle til lommerne. Jeg giver også fem bud på, hvad man bør overveje, før man går i gang.

Tre danske spillere

1. Podio fungerer som et socialt intranet, der vil gøre det af med emailen. Platformen kan håndtere alt fra dialog (som vi kender det fra Facebook), til tidsregistrering og avanceret projektstyring. Fordelen ved Podio er at man kan bygge sine egne funktioner, såkaldte apps, og tilpasse systemet lige præcis ens egen organisation og forretningsgange. Det betyder samtidig, at skal man have den fulde glæde af Podio, skal man investere tid og ressourcer i at sætte sig godt ind i systemet og bygge egne apps. Der er også et stort bibliotek af apps man kan vælge fra. På Podio er der ikke mulighed for at indsætte firmaets eget design og logo.

Case: Dansk Naturfredningsforening med Allan Nyhus i spidsen bruger Podio. De bruger det som intranet og til grupper, hvor medlemmer, interesserede og fagligt personale sammen håndterer sager, herunder fredninger, og diskuterer aktuelle emner. De har været i gang i snart to år, og det begynder at vise sit værd. Andre kunder er Aarstiderne, Radikale og Click A Taxi.

2. Echo.it har til formål at rykke virksomheders strategi til handlinger. Med en række gamification-elementer får de medarbejderne til at rapportere om en række handlinger, som ledelsen gerne vil se mere af. Det kan være bedre kundeservice, salg eller at man anerkender sine kolleger. Medarbejderne kan optjene badges for deres aktivitet. Det handler ikke om at få mange følgere, men om at få alle i virksomheden med.
Hos Echo.it bruger de i øvrigt Podio som intranet, hvilket understreger, at de to systemer kan noget meget forskelligt.

Echo.it. handler om at fremhæve de gode gerninger og anerkende medarbejderne 

Case: DSB har brugt det til intern kommunikation og videndeling blandt s-togspersonalet, med medarbejderinddragelse og gamification som omdrejningspunkter. Af andre kunder kan nævnes Dong og Nordea.

3. Gluu beskriver sig selv som Yammer 2.0 – med mange flere funktionaliteter. De lancerede deres samarbejdsplatform i november 3013. En af målene er at reducere bureaukrati i organisationen. Fokus er på at skabe en lean arbejdsproces.

Common processes then become the glue that binds together employees and executives, and delivers business value.
Soren Pommer, CEO

Case: YouSee, Telenor, NovoZymes (jeg har ikke kunnet finde disse cases nærmere beskrevet)

Tre amerikanske sværvægtere

1. Yammer har vundet stor udbredelse. Den nemmeste måde at forklare Yammer på et som et Facbook for virksomheder. Man kan lave statusopdatinerger med links, uploade dokumenter og så ikke så meget mere. Så er man ude efter noget mere avanceret, er der heldigvis nogle mere spændende bud. Yammer kan integreres i Sitecore og er ejet af Microsoft. Yammer deler vandene og har mødt en del kritik. Nogle kalder det tidsspilde, mens andre, som fx Grundfos, er vilde med det.

Case: GrundfosSKAT, Producentforeningen

2. Asana lægger vægt på at gøre emailen overflødig og organisere dit arbejdsliv. Det er en kombination af personlige to-do-lister samt fildeling, planlægning og dialog med kolleger. Den er noget mere avanceret end Wunderlist, som fungerer godt som en personlig to-do-liste, og mindre avanceret end fx Podio.

Case: Jeg kender ikke til nogen danske virksomheder, men de har bl.a. Dropbox og Pinterest på kundelisten.

Asana er egentlig et yoga-udtryk, som betyder at sidde stille i samme position lang tid.

3. Tibbr er endnu en samarbejdsplatform, som sælger sig på at de har et nemt og genkendeligt interface uden en lang indlæringsperiode og med mulighed for at tilpasse designet. Tibbr henvender sig til store virksomheder.

Case: På kundelisten er bl.a. Macys og KPMG.

Derudover er der en lang række andre platforme, fx det australske Moodle, som jeg kender fra DMJX (Journalisthøjskolen) og Aalborg Universitet, eller Trello, som henvender sig til den enkelte som et avanceret to-do-liste, men kan også bruges til samarbejde.

Se en lang oversigt over ’collaborative software’ på Wikipedia. Listens længde og mangfoldighed understreger, at feltet ikke kan afgrænses skarpt, men strækker sig fra CRM-systemer som fx Salesforce i den ene ende til to-do-apps og mindmapping-værktøjer som fx Mindmeister i den anden.

I den lette ende

Er din virksomhed eller organisation ikke klar til at gå i gang med et stort nyt system, kan man starte i det små. Her er nogle bud, som ikke kræver nogen investering:

Google Drev til at dele dokumenter, excel-ark og kalendre
Evernote til fildeling
Pinterest til fælles trend-spotting (det gør de fx hos Future Navigator)
En lukket Facebook-gruppe
Twitter til at dele links og lave lister

God fornøjelse med samarbejdet!

Er en social samarbejdsplatform noget for os?

Her er fem ting man kan overveje, inden man kaster sig ud i en af platformene:

1) Hvilket behov skal det dække? Hvilket problem skal det løse?

2) Hvordan skal det implementeres i organisationen? Hvem står for det, både på kort og længere sigt?

3) Hvad forestiller I jer det skal bruges til? Lav pilot-tests, handlingsscenarier mm.

4) Snak med andre der har gjort det for at få deres gode og dårlige erfaringer.

5) Hvad er business-casen i forhold til selv at skulle udvikle og vedligeholde et intranet eller forum?

Og så er det værd at huske, at selvom systemerne kan være oppe at køre på et splitsekund, så kræver det en ihærdig og vedvarende indsats at implementere dem i organisationen. Ifølge en McKinsey-undersøgelse kan man dog spare en masser tid. De er nået frem til at:

“hver medarbejder i gennemsnit kan forbedre produktiviteten af sin arbejdsuge med 20-25 pct. ved at integrere sociale medieteknologier i sine arbejdsprocesser” (mm.dk)

Andre blogindlæg

Tilmeld dig nyhedsbrev og modtag uddrag af min nye bog "Krise, krudt og KRAM"

Du er nu tilmeldt vores nyhedsbrev 😊

5 kommentarer

Fin oversigt Astrid.

Her lidt flere cases.

Jeg driver BendixKiel ApS som er Podio Preferred Partner. Vi hjælper organisationer med at gentænke deres processer og bygge, implementere og optimere Podio i deres organisation. Jeg kan blandt andet dele cases fra NordJyske Medier, Radio24Syv, World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) og håndværkervirksomheden Millimeter-Group.

i oktober 2012 lavede vi et interview med Allan Nyhus og Kathrine Hegelund fra Dansk Naturfredningsforening til PodioHelp som vi driver. http://www.podiohelp.com/podio-for-the-networked-organization/

Radio24Syv, NordJyske og andre: http://www.bendixkiel.org/cases
WBCSD: http://blog.podio.com/2014/01/07/colab-conversation/
Millimeter-Group: http://www.podiohelp.com/how-did-millimeter-group-pioneer-their-industry/

Håber det kan inspirere nogle af Jer til at tage skridte og udforske nogle af potentialerne ved disse platforme.

/Anders

Hej Anders,
mange tak for links og podio-inspiration.
mvh Astrid

Hej Astid,

Tak for at du nævner os!

Fedt indlæg! Ærligt og taget fra bunden og til til at gå til for alle. Super godt.!

Jeg synes det vigtigste budskab du har – og som alle os i dette felt netop har en stor udfordring med at få markedet med på, er at ESN ikke er en løsning til alle formål. Lige så lidt som man vil hammer med en sav, eller save med en hammer, ligeså lidt skal man tro at et ESN gælder til alle formål.

Hej Stefan,
tak for kommentaren! Jeg havde lige brug for et overblik, og det tænkte jeg, andre sikkert også kunne bruge. Men super pointe at et ESN (enterprise social network) ikke fikser alle virksomhedens problemer. Som jeg ser det falder echo.it vel også lidt udenfor ift. de andre, da jeres formål ikke handler så meget om arbejdsprocesser og tidsbesparelse, men om virksomhedens værdier og medarbejdertilfredshed?

Ja. Det er rigtigt. Jeg tror den store forskel, er at vi tager udgangspunkt i formål og gør det det socialt ,fremfor at gøre det sociale formålsfyldt. Men der er mange fine bud på gode systemer på listen, så jeg lader brugere udtale sig tror jeg:)

Skriv en kommentar


Tilmeld dig nyhedsbrev og modtag et uddrag af min bog "Krise, krudt og KRAM"

 

Bogen klæder kommunikatøren på til at skabe en strategisk ramme for virksomhedens kommunikation og indeholder masser cases.

Du er nu tilmeldt vores nyhedsbrev 😊