Den næste bølge af sociale medier er ikke rettet mod kunderne, men mod medarbejderne. Glem kedelige intranet, som folk kun bruger for at se kantinemenuen eller registrere løn. Glem emails med en masse cc’er. Glem skarpe skel mellem intern og ekstern kommunikation.

Vi skal dele viden og anerkende hinanden kolleger og chefer imellem.

Så byd hjertelig velkommen til den sociale samarbejdsplatform – eller hvad vi nu skal kalde det (social software, enterprise 2.0 er beslægtede termer).

Der er ved at være mange spillere på banen, og jeg har her samlet nogle af de mest populære, og dem jeg har hørt om indtil videre. Nogle af dem kan varetage mindre opgaver, mens andre helt kan erstatte et eksisterende intranet. De har alle en gratis version med begrænset brugerantal og funktioner, så man kan teste dem af i mindre skala.

Jeg ser nærmere på tre danske spillere, tre af de store amerikanske samt nogle af de mindre samarbejdsværktøjer, som man kan tage i brug uden at skulle til lommerne. Jeg giver også fem bud på, hvad man bør overveje, før man går i gang.

Tre danske spillere

1. Podio fungerer som et socialt intranet, der vil gøre det af med emailen. Platformen kan håndtere alt fra dialog (som vi kender det fra Facebook), til tidsregistrering og avanceret projektstyring. Fordelen ved Podio er at man kan bygge sine egne funktioner, såkaldte apps, og tilpasse systemet lige præcis ens egen organisation og forretningsgange. Det betyder samtidig, at skal man have den fulde glæde af Podio, skal man investere tid og ressourcer i at sætte sig godt ind i systemet og bygge egne apps. Der er også et stort bibliotek af apps man kan vælge fra. På Podio er der ikke mulighed for at indsætte firmaets eget design og logo.

Case: Dansk Naturfredningsforening med Allan Nyhus i spidsen bruger Podio. De bruger det som intranet og til grupper, hvor medlemmer, interesserede og fagligt personale sammen håndterer sager, herunder fredninger, og diskuterer aktuelle emner. De har været i gang i snart to år, og det begynder at vise sit værd. Andre kunder er Aarstiderne, Radikale og Click A Taxi.

2. Echo.it har til formål at rykke virksomheders strategi til handlinger. Med en række gamification-elementer får de medarbejderne til at rapportere om en række handlinger, som ledelsen gerne vil se mere af. Det kan være bedre kundeservice, salg eller at man anerkender sine kolleger. Medarbejderne kan optjene badges for deres aktivitet. Det handler ikke om at få mange følgere, men om at få alle i virksomheden med.
Hos Echo.it bruger de i øvrigt Podio som intranet, hvilket understreger, at de to systemer kan noget meget forskelligt. Echo.it. handler om at fremhæve de gode gerninger og anerkende medarbejderne 

Case: DSB har brugt det til intern kommunikation og videndeling blandt s-togspersonalet, med medarbejderinddragelse og gamification som omdrejningspunkter. Af andre kunder kan nævnes Dong og Nordea.

3. Gluu beskriver sig selv som Yammer 2.0 – med mange flere funktionaliteter. De lancerede deres samarbejdsplatform i november 3013. En af målene er at reducere bureaukrati i organisationen. Fokus er på at skabe en lean arbejdsproces.

Common processes then become the glue that binds together employees and executives, and delivers business value.
Soren Pommer, CEO

Case: YouSee, Telenor, NovoZymes (jeg har ikke kunnet finde disse cases nærmere beskrevet)

Tre amerikanske sværvægtere

1. Yammer har vundet stor udbredelse. Den nemmeste måde at forklare Yammer på et som et Facbook for virksomheder. Man kan lave statusopdatinerger med links, uploade dokumenter og så ikke så meget mere. Så er man ude efter noget mere avanceret, er der heldigvis nogle mere spændende bud. Yammer kan integreres i Sitecore og er ejet af Microsoft. Yammer deler vandene og har mødt en del kritik. Nogle kalder det tidsspilde, mens andre, som fx Grundfos, er vilde med det.

Case: Grundfos, SKAT, Producentforeningen

2. Asana lægger vægt på at gøre emailen overflødig og organisere dit arbejdsliv. Det er en kombination af personlige to-do-lister samt fildeling, planlægning og dialog med kolleger. Den er noget mere avanceret end Wunderlist, som fungerer godt som en personlig to-do-liste, og mindre avanceret end fx Podio.

Case: Jeg kender ikke til nogen danske virksomheder, men de har bl.a. Dropbox og Pinterest på kundelisten

Asana er egentlig et yoga-udtryk, som betyder at sidde stille i samme position lang tid.

3. Tibbr er endnu en samarbejdsplatform, som sælger sig på at de har et nemt og genkendeligt interface uden en lang indlæringsperiode og med mulighed for at tilpasse designet. Tibbr henvender sig til store virksomheder.

Case: På kundelisten er bl.a. Macys og KPMG.

Derudover er der en lang række andre platforme, fx det australske Moodle, som jeg kender fra DMJX (Journalisthøjskolen) og Aalborg Universitet, eller Trello, som henvender sig til den enkelte som et avanceret to-do-liste, men kan også bruges til samarbejde.

Se en lang oversigt over ’collaborative software’ på Wikipedia. Listens længde og mangfoldighed understreger, at feltet ikke kan afgrænses skarpt, men strækker sig fra CRM-systemer som fx Salesforce i den ene ende til to-do-apps og mindmapping-værktøjer som fx Mindmeister i den anden.

I den lette ende

Er din virksomhed eller organisation ikke klar til at gå i gang med et stort nyt system, kan man starte i det små. Her er nogle bud, som ikke kræver nogen investering:

Google Drev til at dele dokumenter, excel-ark og kalendre
Evernote til fildeling
Pinterest til fælles trend-spotting (det gør de fx hos Future Navigator)
En lukket Facebook-gruppe
Twitter til at dele links og lave lister

God fornøjelse med samarbejdet!

Er en social samarbejdsplatform noget for os?

Her er fem ting man kan overveje, inden man kaster sig ud i en af platformene:

1) Hvilket behov skal det dække? Hvilket problem skal det løse?

2) Hvordan skal det implementeres i organisationen? Hvem står for det, både på kort og længere sigt?

3) Hvad forestiller I jer det skal bruges til? Lav pilot-tests, handlingsscenarier mm.

4) Snak med andre der har gjort det for at få deres gode og dårlige erfaringer.

5) Hvad er business-casen i forhold til selv at skulle udvikle og vedligeholde et intranet eller forum?

Og så er det værd at huske, at selvom systemerne kan være oppe at køre på et splitsekund, så kræver det en ihærdig og vedvarende indsats at implementere dem i organisationen. Ifølge en McKinsey-undersøgelse kan man dog spare en masser tid. De er nået frem til at:

“hver medarbejder i gennemsnit kan forbedre produktiviteten af sin arbejdsuge med 20-25 pct. ved at integrere sociale medieteknologier i sine arbejdsprocesser” (mm.dk)